現役商社マンが提案、在宅勤務で外国人とテレビ会議をする時の3つのコツ
最近増えている在宅勤務で必要となってくるビデオ会議を効率的に進めるためのヒントについて書きます。特に外国人とテレビ会議をする時にも有効です。
意志さえあればできる簡単なことに限定していますので、即効性が高いと思います。
①人数とアジェンダを絞る
まず、そもそも会議に参加してもらう方のメンバーを厳選しましょう。
（ビデオ会議だから、ということが良い言い訳になります。）
経験則ですが、7人を超えると一人あたりの発言量が減り(話さなくても目立たない)、忖度が増えて発言内容にエッジが立たなくなり、生産的な会議になりません。
あとアジェンダ(会議で話すべきこと」)も、多すぎると議論が散逸して生産性を下げます。これも経験則ですが、大見出しで3つ、小見出しで3つの3x3くらいのマトリックスが丁度良い、と思います。
以下にアジェンダの例を挙げておきます。
＝アジェンダの例＝
(目的)
ブログのアクセス数を上げるためのアクションを合意する
- これまでやったこと
❶はてなでブログを作った
❷Twitterと連携した
❸タイトルを工夫した
- これからやるべきこと
❶アップの頻度をあげる
❷R25を参考にテーマを決める
❸書籍紹介を入れる
- 理由
❶時期は集中した方が効率が良い
❷テーマ選びが大切だという仮説
❸ブログの魅力を上げる必要あり
(目的)
ブログのアクセス数を上げるためのアクションを合意する
＝引用終わり＝
②目的、アジェンダを送付する
上記でアジェンダが完了したら、関連する資料とともに事前に参加者に送付しましょう。個人的には事前に資料の一読は。強要するよりもむしろ「時間があったらお目通しください」とコメントすることがスマートだと思います。
またアジェンダも簡単に作成し、その冒頭と最後に目的(ブレインストーミング何か、意思決定なのか、報告なのか)を明確に書いておくことをおすすめします。
会議では議論が四方八方に飛び散って、全体感がわからなくなるケースが多いので、その際の地図としてアジェンダを使います。
また参加者が事前に会議全体の流れを理解し、適切な発言を準備するためにも役立ちます。
③議論をホワイトボードに残し議事録にする
WebExでもZOOMでも画面共有しながらアジェンダに沿って議論を進めましょう。その際に、肝になるコメント、結論はアジェンダに書き込んでいきましょう。個人的にはiPadで動くグッドノート5が最強のツールだと思います。(ポインターもあり、手書きにも対応しているため。)これがなければワードでも大丈夫ですが、手書きソフトがあると創造性が膨らみます。グッドノート5については以下のブログが大変素敵に纏められています。
https://www.kerenor.jp/index-for-goodnotes5/
会議が終わったら、そのホワイトボードをそのまま記録として送付し、必要なコメントは別途テキストで補足メールしましょう。①で参加者できなかった方にもオープンにも議論を共有することで、会議に対する更なるアイデアが生まれてくると良いですね。
最後に議事録を送る際に、「アクションポイント」、「誰がいつまでにやるのか」をクリアにし、その後のフォローアップにも利用すると良いと思います。
アクションをとってもらえない場合は、この議事録とともにリマインダーを送付することでいちど合意した事項から後戻りがありません。
なおこのように書面で議論をフォローすることは英語で外国人と会議する際には特に有効です。（英語のスキルは一朝一夕には上がりませんが工夫することでこの部分をカバーする事は大いに可能です。）
最後にまとめを再掲しておきます。
